При заповненні акту приймання – передачі гуманітарної/благодійної допомоги у громадських та благодійних організаціях постійно виникають одні й ті самі питання, про які ми хочемо розказати у цій статті.
Ми вже писали про такий вид акту та розміщали шаблон Інструкція благодійникам
Що каже закон?
Акт приймання – передачі гуманітарної/благодійної допомоги – первинний документ
Спершу згадаємо про що взагалі йде мова – що таке це “благодійна/гуманітарна допомога”.
Закон України «Про гуманітарну допомогу» №1192 від 22.10.1999 р. (далі – ЗУ №1192)
Стаття 1. Визначення термінів і понять
“гуманітарна допомога – цільова адресна безоплатна допомога в грошовій або натуральній формі, у вигляді безповоротної фінансової допомоги або добровільних пожертвувань, або допомога у вигляді виконання робіт, надання послуг, що надається іноземними та вітчизняними донорами із гуманних мотивів отримувачам гуманітарної допомоги в Україні або за кордоном, які потребують її у зв’язку з соціальною незахищеністю, матеріальною незабезпеченістю, важким фінансовим становищем, виникненням надзвичайного стану, зокрема внаслідок стихійного лиха, аварій, епідемій і епізоотій, екологічних, техногенних та інших катастроф, які створюють загрозу для життя і здоров’я населення, або тяжкою хворобою конкретних фізичних осіб, а також для підготовки до збройного захисту держави та її захисту у разі збройної агресії або збройного конфлікту. Гуманітарна допомога є різновидом благодійництва і має спрямовуватися відповідно до обставин, об’єктивних потреб, згоди її отримувачів та за умови дотримання вимог статті 3 Закону України “Про благодійну діяльність та благодійні організації”;”
Закон України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» (надалі ЗУ № 5073)
Стаття 1. Визначення термінів
“2) благодійна діяльність – добровільна особиста та/або майнова допомога для досягнення визначених цим Законом цілей, що не передбачає одержання благодійником прибутку, а також сплати будь-якої винагороди або компенсації благодійнику від імені або за дорученням бенефіціара;”
Для підтвердження факту приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги сторони формують первинний документ – акт приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги. Інколи його ще називають актом приймання-передачі матеріальних цінностей.
Метою складання первинних документів є зафіксувати факт здійснення господарської операції, в цьому випадку факт передачі гуманітарної/благодійної допомоги. Наразі відсутні затверджені форми акту приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги та/або акта приймання-передачі матеріальних цінностей (якщо ми помилились та ви десь знайшли нормативно – правовий акт, що закріплює цю форму, напишіть на емейл office@uny.org.ua , стаття писалась 07.02.2023 року)
Стаття 1. Визначення термінів
“первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію;”
Дещо розширений термін та його опис ми бачимо у наказі Міністерства фінансів України.
Наказ Міністерства фінансів України “Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку” від 24.05.1995 № 88 (надалі Наказ Мінфіну № 88)
Абзац перший пункту 2.1 глави 2 Наказу Мінфіну № 88 “Первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.”
Пункт 2.2 глави 2 Наказу Мінфіну № 88 “Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.”
Стаття 9 ЗУ № 996. Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку
“1. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
- Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).”
Подібні вимоги, абзац перший пункту 2.4 глави 2 Наказу Мінфіна № 88:
“2.4. Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.”
Пункту 1.3 глави 1 Наказу Мінфіна № 88:
“1.3. Усі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватись інша мова у порядку, визначеному Законом України “Про засади державної мовної політики”.
Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на зазначену мову.”
Для чого треба оформляти акту приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги
Звичайно, всі розуміють, як складно працювати за таких умовах сьогодення – воєнний стан, постійні обстріли. Часто доводиться передавати благодійну та гуманітарну допомогу десь в укриттях, коли треба в першу чергу думати про власне життя та здоров’я, а не якийсь там папірці.
Але спробуйте хоча б оформляти акти хоча б на те майно (матеріальні об’єкти), які офіційно заходять через кордон на Вашу організацію.
Інакше буде незрозуміла картина: через кордон пройшла вантажівка з акумуляторами, Ваша організація вказана Отримувачем в документах. Цю інформацію отримала митниця та відповідно передала у Міністерство соціальної політики України.
А потім ці акумулятори “загубились”. Прийшла до Вас перевірка, в тому числі податкова інспекція, а у Вас немає на цих аккумуляторам актів передачі та в наявності їх вже немає. Тут виникнуть не тільки питання податкових санкцій, а навіть кримінальної відповідальності щодо Вас за розкрадання гуманітарної/благодійної допомоги. Ми дещо про це вже писати Кримінальна відповідальність волонтерів.
Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI
Стаття 20. Права контролюючих органів
“20.1.6. запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи”
Практичні аспекти заповнення акту приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги
Із вимогами законодавства України про первинні документи ми з Вами ознайомились. Зрозуміли, що має обовязково вказано в актах, як первинних документах. Але все одно залишилися питання?
Тепер йдемо у практичну реалізацію вимог законодавства України.
Сторони акту приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги
Акт приймання – передачі гуманітарної/благодійної допомоги – це двосторонній документ (ТІЛЬКИ ДВІ СТОРОНИ). Цей документ не підходить для колективної роздачі гуманітарної/благодійної допомоги.
Ваша організація може бути по одному акту – Отримувачем, а по іншому Благодійником (Вам передали, а потім Ви комусь передали). Це нормально.
Благодійник – це той, хто передає гуманітарну та благодійну допомогу. Благодійниками можуть бути юридичні особи та фізичні особи (в тому числі іноземці). Зверніть увагу, що Благодійником не може бути Фізична особа – підприємець (про це ми колись окремо напишемо статтю).
Стаття 1 ЗУ № 5073. Визначення термінів
“5) благодійник – дієздатна фізична особа або юридична особа приватного права (у тому числі благодійна організація), яка добровільно здійснює один чи декілька видів благодійної діяльності;”
Бенефіціар/отримувач/набувач – отримує гуманітарну та благодійну допомогу. Це можуть бути юридичні та/або фізичні особи. Зверніть увагу, що Отримувачем/Бенефіціаром/Набувачем не може бути Фізична особа – підприємець.
Є невелика різниця між термінами “бенефіціар”, “набувач” та “отримувач”. Щодо Отримувачів законодавець і досі вимагає реєстрацію у відповідному реєстрі, а ось щодо Бенефіціарів та Набувачів такої вимоги нема. Отримувачі гуманітарної допомоги – це тільки юридичні особи, а Бенефіціари/Набувачі – може бути і фізичні особи. Хоча не всі податківці розуміють цю різницю, тому не панікуйте, якщо Ви вписали у акти один із цих термінів: “Бенефіціар” чи “Отримувач” чи “Набувач”.
Стаття 1 ЗУ №1192. Визначення термінів і понять
“отримувачі гуманітарної допомоги – такі юридичні особи, яких зареєстровано в установленому Кабінетом Міністрів України порядку в Єдиному реєстрі отримувачів гуманітарної допомоги:
а) підприємства громадських організацій осіб з інвалідністю, ветеранів війни та праці, а також підприємства, установи та організації, що утримуються за рахунок бюджетів, уповноважені ними державні установи та органи місцевого самоврядування;
б) благодійні організації, створені у порядку, визначеному Законом України “Про благодійну діяльність та благодійні організації”;
в) громадські організації осіб з інвалідністю, ветеранів війни та праці, Товариство Червоного Хреста України та його обласні організації, творчі спілки, а також громадські організації, створені для здійснення передбаченої їх статутними документами екологічної, оздоровчої, аматорської, спортивної, культурної, освітньої та наукової діяльності;
г) релігійні організації, зареєстровані у порядку, передбаченому Законом України “Про свободу совісті та релігійні організації”;
ґ) реабілітаційні установи для осіб з інвалідністю та дітей з інвалідністю, які мають відповідну ліцензію на здійснення реабілітаційних послуг, незалежно від відомчого підпорядкування, типу і форм власності.”
Стаття 1 ЗУ № 5073. Визначення термінів
“1) бенефіціар – набувач благодійної допомоги (фізична особа, неприбуткова організація або територіальна громада), що одержує допомогу від одного чи кількох благодійників для досягнення цілей, визначених цим Законом.
Бенефіціарами благодійних організацій можуть бути також будь-які юридичні особи, що одержують допомогу для досягнення цілей, визначених цим Законом”
Підписанти акту приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги
Підписом підтверджується прийняття/передача гуманітарної/благодійної допомоги.
Пункт 2.5 глави 2 Наказу Мінфіну № 88 “Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи – підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.”
Якщо стороною є фізична особа, то має бути особистий підпис чи підпис уповноваженої особи за нотаріальною довіреністю. При цьому необхідно зазначити паспортні дані особи та реєстраційний номер облікової картки платника податків в самому акті.
Від юридичної особи підписує уповноважена особа на підставі статуту, положення, довіреності нотаріальної або довіреності на бланку юридичної особи. При підписанні з уповноваженою особою варто впевнитись в повноваженнях, це можливо лише при наданні довіреності або інших документів, що надають їй таких прав. У разі відсутності, тільки керівник юридичної особи має право поставити підпис в акті. При чому, печатка є необов’язковим реквізитом..
Приклад: Приїжджає волонтер на “нульовку”, знаходить когось та передає машину на нього. Цей “хтось” ставить закарлючку від іміні військової частини. Волонтер щасливий їде назад. А потім люди, які збирали на машину, питають у військової частини, як там машина “поживає”. А Військова частина дивиться документацію та відповідає, що на балансі Військової частини № 1111 немає жодної подібної машини.
Люди в розпачі пишуть волонтеру: “Де машина? Ти вкрав?” . Волонтер в шоці біжить, шукати того, кому він передав. І добре, якщо та військовослужбовець, кому він передав, живий та здоровий, воює у цій ж частині, а не десь в лікарні чи його кудись перевели, інакше з’ясувати інформацію про машину взагалі неможливо.
Тому Ви маєте чітко з’ясувати, на кого Ви передаєте, чи має ця особа повноваження підпису від цієї юридичної особи, і як це підтверджується. Якщо особа немає повноважень, а передавати треба, то передавайте цій особі, як на фізичну особу (це підходить і у кейсах із військовими частинами, часто легше передавати на конкретного військового, ніж на військову частину.) Не забувайте попереджати про це людей, які збирають Вам кошти, щоб вони не панікували.
Одиниця виміру господарської операції – обов’язковий елемент первинного документа
У переліку обов’язкових реквізитів первинних документів, затверджених Наказом Мінфіну № 88, є “одиниця виміру господарської операції” – це предмет, кількість, одиниця виміру. При чому назва предмета має повинна співпадати у всіх первинних документах та технічній документації на це майно.
Щодо інших характеристик, сторони мають право прописати інші властивості гуманітарної/благодійної допомоги як додаткового реквізиту.
Ціну та суму передаваемого та/або отриманого Вами майна можна вказувати в самому акті, а можна окремо вказати в іншому внутрішньому документі. Це може бути рішення/засідання комісії про визначення справедливої ціни, це може бути бухгалтерська довідка та/або інший документ, де Ви опишете звідки взялась ціна на це майно та як Ви у подальшому розподіляли це майно із врахуванням ціни на одного бенефіціара. По питанню ціни – ми напишемо пізніше окрему статтю. Це доволі складне питання.
У деяких зразках акту прописують якість благодійної/гуманітарної допомоги. Варто знати, що у такому разі якість повинна відповідати державним стандартам, сертифікатам якості товару та мати належний термін реалізації.
Якщо Ваш благодійник надає Вашій організації такі документи на це майно, то можна вказувати, що якість відповідає вимогам.
Якщо ж Ви не знаєте де куплено це майно, у яких умовах воно зберігалось, чи немає порушень при транспортуванні та зберіганні, то краще про якість взагалі в акті не згадувати, і не брати на себе відповідальність/гарантії щодо його дотримання.
Висновки та рекомендації
Акт приймання-передачі гуманітарної – благодійної допомоги – це первинний документ, а значить при перевірці податкова інспекція буде перевіряти цей документ.
Намагайтесь оформляти акти у першу чергу на те майно, яке надходить на Вашу організацію за кордону, його точно будуть перевіряти.
Акти можна зробити як шаблон, вписати зразу Ваші реквізити.
Можна зробити шаблон одного акту, де Ваша організація будете вказана, як Отримувач/Бенефіціар, а інший шаблон – Ваша організація буде вказана Благодійником. І брати ці шаблони з собою у дорогу, щоб не заповняти “на колінках” реквізити Вашої організації. Це збереже Ваш час.
Обов’язково при підписанні перевіряйте, яким чином особа із іншої сторони уповноважена на підписання актів. Не дозволяйте підписувати акт особам, які не уповноважені на підписання, інакше документ буде недійсним.
Уважно перевіряйте назву і кількість гуманітарної допомоги, адже вони повинні збігатись з іншою документацією.
Не бійтесь зазначати свої реквізити, майже всі вони є у відкритому доступі. Вказуйте номер телефону або адресу пошти, щоб у разі чого з Вами могли зв’язатися.
Якщо у Вас немає документів, що підтверджують якість майна (продукцію/товари тощо), що Ви передаєте комусь, краще утримайтесь згадувати в акті про якість цього майна. Не беріть на себе зайві зобов’язання.
Шаблон акту можна знайти за посиланням СКАЧАТИ ЗРАЗОК АКТУ ПРИЙОМУ ПЕРЕДАЧІ БЛАГОДІЙНОЇ/ГУМАНІТАРНОЇ ДОПОМОГИ
Автори матеріалу
Волонтерка – юристка Тарасенко Олександра та Вірьовкіна Лілія
У разі необхідності індивідуальної консультації, звертайтесь на office@uny.org.ua
Не забувайте підписуватись у наш телеграм канал, там можна коментувати та задавати питання https://t.me/lawyer_for_NGOs
Підтримати проєкт можна на рахунок UA063052990000026008050287340
Отримувач ГО «Ти потрібен Україні», код за ЄДРПОУ 40112590
Приватбанк (ЄДРПОУ банку 14360570, код банку 305299),
Треба написати «благодійна допомога на статутну діяльність».