Що робити у разі втрати неприбутковою організацією первинних документів?

Війна вносить свої корективи: якщо у мирне життя можна ще поставити роботу/кар’єру на перше місце, то у воєнний час – це останнє у списку, про що ми думаємо. 

 

Під час терміновій евакуації, під час обстрілів, навряд хтось із нас кинеться перевозити з собою архів юридичної особи за 3 чи 10 років. 

 

Позаду тебе залишаються твоє минуле життя та…первинні документи юридичної особи…

 

У цьому випадку немає різниці – прибуткова (ТОВ, ПП тощо) чи неприбуткова (громадська, благодійна, релігійна організація, громадська спілка тощо) ця юридична особа. Вимоги до зберігання первинних документів однакові. 

 

Про деякі види первинних документів ми вже писали: 

Видаткова накладна. 5 помилок, які НЕ треба робити при оформленні

Алгоритм щодо заповнення Акту приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги. Як заповнювати та на що звернути увагу

 

Цікава у цьому сенсі ще стаття Загубили статутні документи організації. Що робити? , бо часто із первинними документами ще губляться статутні документи організації (зверніть увагу, що статутні документи не є первинними документами).

 

zakonЩо каже закон?

 

Первинні документи та відповідальність за їх збереження

 

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV (надалі ЗУ № 996). 

 

Стаття 1 ЗУ № 996 

 

«Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію.»

 

Пункт 44.1 статті 44 Податкового кодексу України (надалі ПКУ)

 

«44.1. Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.»

 

При цьому відповідальність за створення умов щодо правильного оформлення та збереження первинних документів покладено на керівника чи власника конкретної юридичної особи. 


Стаття 8 ЗУ №996 

 

«3. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів

 

«6. Керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.»

 

Наказ Міністерства фінансів України від 24.05.1995  № 88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (Наказ Мінфін № 88).

 

«2.12. Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства, щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.»

 

Також радимо почитати про саму процедура та терміни зберігання первинних документів. Це пункт 44.3 статті 44 ПКУ та Наказ Мінфіну № 88, де цій темі присвячено цілий розділ «6. Зберігання документів»

 

Окремо тему зберігання розглянемо у іншій статті, тому поки на цій процедурі не будемо зосереджуватись.

 

Втрата первинних документів. Загальні вимоги

 

Розділ 6 Наказу Мінфіну № 88 встановлює загальну процедуру у разі пропажі або знищення первинних документів, у якій взагалі не враховані нюанси із воєнним станом, хоча останні зміни у цей пункт були внесені Наказом Міністерства фінансів України № 467 від 28.12.2022:

 

6.10. У разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

 

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. 

 

Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальним органам центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, та центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну митну політику, державну політику у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування законодавства з питань митної справи, – підприємствами та місцевому фінансовому органу – установами, в 10-денний строк.»

 

Тобто умовно таку процедуру можна розділити на складові: 1) звернення у поліцію, 2) призначення комісії на рівні юридичної особи, 3) долучення поліції, МЧС та інших органів у комісію, 4) оформлення акту, 5) звернення до податкової з цим актом. 

 

Зверніть увагу на строки звернення у податкову з актом. Вказано «в 10-денний строк.», але це можна розуміти як від дати події, так і від дати складання акту. 

 

А ось вже схожий пункт Податкового кодексу України – пункт 44.5 статті 44 ПКУ

 

«44.5. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.»

 

Як бачимо, Податковий кодекс України у загальних випадках закріплює зовсім інший строк повідомлення «у п’ятиденний строк з дня такої події». 

 

Як ці терміни співвідносяться, і чи не створюються проблеми при реалізації цієї процедури, – особисто я, як автор статті, не можу сказати, бо не маю такої практики. Якщо у когось є цікаве по цьому – пишіть office@uny.org.ua 

 

Особливістю загальної процедури є закріплений термін для відновлення первинних документів. 

 

Тобто сама втрата первинних документів не ставить «КРАПКУ» на цьому питанні, все одно треба відновити усі документи.

 

Пункт 44.5 статті 44 ПКУ

 

«Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

 

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим цього підпункту, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених статтею 200 цього Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.

 

У разі не відновлення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому цим пунктом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.»

 

 

Втрата первинних документів у воєнний час. Виключення із правил 

 

Перехідні положення Податкового кодексу України, як завжди, містять багато цікавого. Так, вони закріплюють спеціальні правила для підтвердження даних, коли первинні документи втрачені.  

 

Підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ 

 

«69.28. Установити, що до платників податків/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень статті 44 цього Кодексу застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.»

 

При цьому треба звернути увагу цей пункт чітко встановлює підстави, які можуть надавати право застосовувати такі спеціальні правила. 

 

«Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.»

АЛЕ, ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: «Втрата документів, що не пов’язана з проведенням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України, бойових дій, не надає права платнику податків/податковому агенту застосовувати положення цього підпункту.»

«Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, визначається у встановленому Кабінетом Міністрів України порядку.»

 

У цьому пункті ПКУ найцікавіше саме процедура, яку мають здійснити юридична особа у разі втрати документів. Спробуємо її розібрати більше детально. Яка кажуть, «на пальцях». 

 

ЗА ЯКИХ УМОВ?  – «У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів» (як бачите,  вказані дві умови)

 

ХТО? – «платник податків/податковий агент» (тобто юридична особа у особі керівника/власника чи уповноваженої особи) 

 

ЩО РОБИТЬ? – «подає до контролюючого органу» (відділення податкової)

 

ЩО? – «в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).» (тут цікаво, що хоче умови дві – втрата та/або неможливість вивезення, але назва документа чітко має закріплену одну назву).

 

ЯКА РЕАКЦІЯ НА ЦІ ДІЇ ВЛАДИ? – «запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.»

 

КОЛИ? – «Після подання до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України,»

 

А ДАЛІ ЩО МОЖЕ БУТИ? – «…такий платник податків/податковий агент зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.»

 

ЗА ЯКИХ УМОВ? – «Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику податків/податковому агенту стане відомо про втрату таких документів,..»

 

І ЩО ТОДІ? – «Платники податків/податкові агенти, які подали повідомлення про втрату первинних документів відповідно до цього підпункту, не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану

 

Тобто виходить така ситуація: не зважаючи  на те, чи Ви втратили чи просто не змогли вивезти документи, Ви все СПЕРШУ подаєте повідомлення ПРО НЕМОЖЛИВІСТЬ ВИВЕЗЕННЯ, а вже потім лише повідомлення ПРО ВТРАТУ. 

 

Цікаво, що після повідомлення «про неможливість вивезення» –  «запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів». 

 

А після «повідомлення про втрату» –  «не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану

 

Відчуваєте різницю? 

 

«Мораторій» – тимчасове явище. 

 

А ось «не підлягає перевірці, у тому числі після завершення воєнного стану» – це вже щось постійне.

 

Тому, звісно, краще подавати два повідомлення, не зупинятись на одному про неможливість вивезення. 

 

Цікаве тут не закінчується.

 

Той факт, що Ви подали обидва повідомлення не позбавляє Вас автоматично перевірок. 

 

На жаль чи на щастя, є запобіжник від недобросовісних платників податків, які хочуть використати такі лазівки, щоб ухилятись від сплати податків та перевірок. 

 

«Обов’язок доведення відсутності підстав для застосування положень цього підпункту покладається на контролюючий орган.»  – тобто податкова може доказати, що Ви не маєте право на застосування цих положень.

 

«Платник податків/податковий агент, який безпідставно застосував положення цього підпункту, вважається таким, що ухиляється від сплати податків, та несе відповідальність, передбачену цим Кодексом та іншими законами України.»  – податкова «сильно ображається» на те, що Ви застосували норму без відповідних на те підстав та притягає Вас до адміністративної та/або податкової відповідальності (у цій статті не будемо це розглядати). 

 

«У разі відмови у застосуванні положень цього підпункту контролюючий орган не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків/податкового агента видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови.» – податкова може відмовити Вам та надати відповідне рішення не пізніше 1 місяця з дати отримання Вашого повідомлення з актом.  

 

«Рішення контролюючого органу може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку.» – Ви після цього можете піти у суд або оскаржити рішення у вищій інстанції. 

 

«До винесення остаточного рішення по справі контролюючий орган не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки платника податків/податкового агента щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні» – Поки Ви судитесь, податкова не може Вас перевіряти за ці періоди, щодо яких Ви стверджуєте, що втратили первинні документи.  

 

«Дані та показники податкової звітності платника податків/податкового агента за податкові (звітні) періоди, зазначені у повідомленні, не можуть бути піддані сумніву лише на підставі відсутності первинних документів.» – сам факт подачі Вашого повідомлення не може стати причиною, щоб Вас без доказів та аргументів вважали злочинцем, яких щось приховує чи ухиляється від оподаткування. 

 

Дещо схоже на детективну історію? Складний, але погодьтесь, цікавий сюжет. 

 

 

recomend Висновки та рекомендації

 

Якщо Ви втратили первинні документи Вашої організації чи спілки – це не смертельно.

 

Перший крок – це зрозуміти, чи місцезнаходження Вашої організації (податкова адреса) знаходиться у межах території,  на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України, бойових дій. Для цього треба подивитись цей Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією

 

Якщо місцезнаходження є у переліку, то можна застосувати процедуру, що закріплена у  Підпункті 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ :подати спершу повідомлення ПРО НЕМОЖЛИВІСТЬ ВИВЕЗЕННЯ, а потім за необхідності повідомлення ПРО ВТРАТУ первинних документів. 

 

Якщо подаєте лише повідомлення «про неможливість вивезення», то «запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів». 

 

А після «повідомлення про втрату», то вже ці документи «не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану.»

 

При цьому у цьому пункті немає нічого про зобов’язання відновлювати первинні документи. Навпаки, після повідомлення про втрату, Вас не мають взагалі перевіряти по цим періодам. 

 

Якщо ж місцезнаходження немає у переліку, то тут два варіанти.

 

АБО Ви застосовуєте загальну процедуру, що описана у Розділ 6 Наказу Мінфіну № 88 та Пункт 44.5 статті 44 ПКУ. Із тим, що Ви будете зобов’язані відновити ці первинні документи у «90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу».

 

АБО Ви доказуєте, що зберігали документи не за місцезнаходженням Вашої юридичної особи, а  по іншій адресі з об’єктивних причин (можна спробувати знайти аргументи, звісно, це складний шлях), і пробуєте все таки «підв’язати» підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ.

 

 

avtor 1

 З повагою, автор матеріалу Вірьовкіна Лілія 

 

 У разі необхідності індивідуальної консультації, звертайтесь на office@uny.org.ua 

Не забувайте підписуватись у наш телеграм канал, там можна коментувати та задавати питання https://t.me/lawyer_for_NGOs 

 

donat

Підтримати проєкт можна на рахунок UA063052990000026008050287340

Отримувач ГО «Ти потрібен Україні», код за ЄДРПОУ 40112590 

Приватбанк (ЄДРПОУ банку 14360570, код банку 305299), 

Треба написати «благодійна допомога на статутну діяльність».