Думаємо, всі стикались із таким документом, як “Видаткова накладна”, коли купляли техніку чи щось подібне.
У цій статті розкриємо важливу — як не зробити помилки при заповненні цього первинного документа.
Видаткова накладна, характеристика.
Видаткова накладна — це первинний документ, який виписує постачальник, аби підтвердити факт передачі товарів покупцеві.
Її використовують для:
а) обліку руху матеріальних цінностей всередині юридичної особи, ФОП,
б) оформлення відпуску матеріальних цінностей, що розташовані за межами території юридичної особи,
в) оформлення відпуску матеріальних цінностей стороннім фізичним та/або юридичним особам.
Стаття 1. Визначення термінів
“первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію;”
Дещо розширений термін та його опис ми бачимо у наказі Міністерства фінансів України.
Наказ Міністерства фінансів України “Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку” від 24.05.1995 № 88 (надалі Наказ Мінфіну № 88)
Абзац перший пункту 2.1 глави 2 Наказу Мінфіну № 88 “Первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.”
Більш детально про первинні документи ви можете ознайомитися у статті Алгоритм щодо заповнення Акту приймання-передачі гуманітарної/благодійної допомоги. Як заповнювати та на що звернути увагу.
На сьогодні немає затвердженої форми видаткової накладної. Законодавством України дозволяється самостійно розробляти та використовувати бланк видаткової накладної, але в ньому мають бути зазначені обов’язкові реквізити.
Наказ Мінстату від 21.06.1996 № 193 (далі — Наказ № 193) в якому були затверджені типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів, був скасований. У цьому акті була затверджена накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (типова форма № М-11), яку по суті використовували як видаткову накладну.
Помилки, які НЕ треба робити
Прийняти від постачальника видаткову накладну, на якій відсутня дата
Дата є невід’ємною частиною документа, тому що вона фіксує день здійснення операції, від якої надалі відраховується термін гарантії товару та/або термін протягом якого можна повернути товар у разі його невідповідності та/або технічної несправності тощо.
Частина 2 стаття 9 ЗУ № 996
“2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:…дату складання”.
Пункт 2.4 Наказу Мінфіну № 88:
“Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, …”
Стаття 9 Закону України “Про захист прав споживачів” від 12 травня 1991 року № 1023-XII (надалі — ЗУ 1023) Права споживача при придбанні товару належної якості
“1. Споживач має право обміняти непродовольчий товар належної якості на аналогічний у продавця, в якого він був придбаний, якщо товар не задовольнив його за формою, габаритами, фасоном, кольором, розміром або з інших причин не може бути ним використаний за призначенням.
Споживач має право на обмін товару належної якості протягом чотирнадцяти днів, не рахуючи дня купівлі, якщо триваліший строк не оголошений продавцем.”
Приклад заповнення:
Назва документа (форма) – Видаткова накладна № 13
Дата складання — від 13.02.2023 р.
Прийняти від постачальника видаткову накладну, де реквізити постачальника вказані не правильно
Частина 2 стаття 9 ЗУ № 996
“2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: ..назву підприємства, від імені якого складено документ.”
Пункт 2.4 Наказу Мінфіну № 88:
“Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, …
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, …”
Обов’язково мають бути вказані всі необхідні реквізити постачальника (продавця).
Зверніть увагу, що продавець не завжди самостійно поставляє Вам свою продукцію/товари.
Так, наприклад, Ви можете щось замовити через Нову Пошту в продавця ФОП Іванов, який живе десь за 100 км від Вас. Цей ФОП Іванов зобов’язаний оформити видаткову накладну, він може її передати разом із товаром Новою поштою для підписання Вами.
При цьому Нова пошта виконує функції по доставці, але НЕ оформляє Вам видаткову накладну. Вимагати від них цього документу — немає сенсу.
Якщо Ви при отриманні товару, не знаходите видаткової накладної, яку мав Вам оформити ФОП Іванов, Вам треба передзвонити цьому ФОП та уточнити причини відсутності документа. Можливо, просто забув.
Якщо йде мова про отримання товару, купленого за кошти Вашої організації (а не особисті кошти), то краще зразу на пошті відмовитись від отримання такої посилки до того часу, ПОКИ цей ФОП Іванов не передасть Вам повний пакет документів.
Приклад заповнення:
Найменування підприємства, від імені якого складено документ
Постачальник: ТОВ “МРІЯ”, код ЄДРПОУ 12345678,
Місцезнаходження підприємства: м. Київ, вул. …., буд. 4
Підписали видаткову накладну, де не вказані або неправильно вказані обсяги господарської операції чи ціну
Пункт 2.4 Наказу Мінфіну № 88:
“Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: …. зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках), ..”
Можна користуватись Класифікатором системи позначень одиниць вимірювання та обліку ДК 011-96, затвердженим наказом Держстандарту України від 09.01.1997 р. № 8, щоб перевірити складні дані.
Продавець/Постачальник має чітко вказати:
- що саме він продає,
- кількість товару,
- ціна за 1 одиницю,
- загальну суму.
При чому зверніть увагу, що предмет/товар має бути вказаний з індивідуальними ознаками — назва, номер, серія.
Ціна повинна бути прописана прописом, щоб засвідчити уникнення помилки при складанні видаткової накладної. Завжди має бути вказано окремо ПДВ.
На жаль, не всі донори оплачують ПДВ, тому може бути вимога з боку донора, що він сплачує суму товару, який купується в рамках проєкту для конкретної неприбуткової організації, а ПДВ — оплачує сама ця організація. Звісно, це дивна вимога донорів, але через те, що грант — це вид благодійної допомоги, де саме донор встановлює вимоги, то легше погодитись із цими умовами.
Приклад заповнення:
Зміст та обсяг господарської операції –
Принтер Canon E3440 Wi-Fi (4464C009AA) – 1 шт. – 5 000,00 (п’ять тисяч гривень) 00 копійок
Особа підписала видаткову накладну, не маючи відповідного права підпису
Пункт 2.4 Наказу Мінфіну № 88:
“2.4. Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: … посади й прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: … підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.”
Пункт 2.5 Наказу Мінфіну № 88:
“2.5. Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи – підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.”
Пункт 2.13 Наказу Мінфіну № 88:
“Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.”
Як ми бачимо, законодавець чітко закріпив, що ТІЛЬКИ уповноважена особа має право отримувати товари/продукти, які поставляє продавець/постачальник, і ТІЛЬКИ уповноважена особа має право підпису на видатковій накладній.
Звичайно, бувають такі випадки, коли кур’єри не дуже вже і досвідчені, і вони віддають товари будь-кому, хто “відкрив їм двері офісу”. Це вони роблять до першого випадку, поки цього кур’єра хтось не “кине на кошти”.
Ось прийде цей кур’єр Федір із принтером із магазину ТОВ “Зірочка” в офіс БО “888888” (Не беремо жодної діючої назви, а то когось образимо). А там який захід у них проводиться. В офісі багато людей. Взяв цей хлопчина кур’єр Федір та віддав комусь із цих людей принтер. Йому в видатковій накладній написав хтось “член БО “888888” Іванов І.І.”
Проходить один два дня. Керівник БО “888888” дзвонить у магазин ТОВ “Зірочка” та каже: “А де наш принтер? Ми ж його вже оплатили!” ТОВ “Зірочка” пояснює, що віддали курєру фірми ТОВ “Курєри”. Після декілька годин з’ясовується, що кур’єр Федір віддав невідомій особі, яка жодного відношення до БО “888888” немає, і взагалі ніхто не знає, про кого йде мова.
Закінчиться це тим, що бідний кур’єр Федір віддає з свого карману заробітну плату за декілька місяців, щоб компенсувати ціну даного принтера.
Тому повертаємось до нашої ситуації. Із обох боків – продавця та покупця – видаткову накладну має підписувати лише уповноважена особа.
Документом, що слугує підтвердженням право на підписання документів може бути наказ або ж посадова інструкція. Це визначено Міністерства фінансів України у листі від 14.09.2016 р. № 31-11420-07-10/26261. Податківці вважають, що це повинен бути все-таки наказ по підприємству, який має бути доведений до відома працівників під особистий підпис.
Уповноваження може бути навіть на підставі довіреності, виданої на бланку організації, без нотаріального завірення. Той факт, що ця довіреність містить підпис керівника та печатку організації, вже дозволяє кур’єру надати довіреній особі товар по видатковій накладній та дати у ній підписатись.
Приклад заповнення:
Посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення
За Постачальника:
Підпис ________________________
ПІБ: __________________________
Посада: _______________________
Діє на підставі: ________________
За Покупця (отримувача):
Підпис ________________________
ПІБ: __________________________
Посада: _______________________
Діє на підставі: ________________
Відсутність підпису на видатковій накладній із боку Поставщика/Продавця
Відповідно до частини 2 статті 9 ЗУ № 996 Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку
“2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: … особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.”
Пункт 2.4 Наказу Мінфіну № 88:
“2.4. Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: …особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.”
Тому, якщо Вам передають товар, де з боку продавця відсутній особистий підпис, Ви маєте право відмовитись. Краще зробити зразу, при отримані такого товару, коли Ви розумієте, що видаткова накладна не підписана.
Звісно, замість “живого підпису” видаткова накладна може підписана шляхом накладення електронного цифрового підпису.
Слід пам’ятати, що до Вас на перевірку може завітати податкова та витребувати первинні документи, до яких відноситься видаткова накладна. Якщо у ході перевірки будуть виявлені первинні документи взагалі без підписів, то є основою до накладення податкових санкцій на Вашу юридичну особу. Звісно, можна буде спробувати виправити ситуацію, звернутись до продавця, щоб він “задніми числами” поставив підпис на цьому документі, або пробувати оформити бухгалтерську довідку із поясненням, але не факт, що все закінчиться позитивно.
Висновки та рекомендації.
Видаткові накладні – первинні документи, а значить їх перевіряють податківці. Законодавством України закріплені чіткі імперативні вимоги до цих документів. У разі порушення вимог передбачені податкові санкції та адміністративна відповідальність (про це поговоримо у окремій статті).
У більшості випадків видаткова накладна підтверджує факт передачі товару від продавця до покупця, а значить є одним із важливих документів при захистів прав споживачів. У випадку невідповідності та/або технічної несправності товару Вам треба буде доказати, що саме Ви і є споживачем, права якого порушені. Тому, щоб застерегти себе від неприємних ситуацій, та мінімізувати втрату часу у разі виникнення ситуації, коли вам потрібно буде повернути/обміняти товар, перевіряйте наявність усіх необхідних реквізитів на видаткових накладних.
З повагою,
Автори матеріалу
Волонтерка, юристка Людмила Полянецька та волонтер, юрист Черненко В’ячеслав
Вірьовкіна Лілія
У разі необхідності індивідуальної консультації, звертайтесь на office@uny.org.ua
Не забувайте підписуватись у наш телеграм канал, там можна коментувати та задавати питання https://t.me/lawyer_for_NGOs
Підтримати проєкт можна на рахунок UA063052990000026008050287340
Отримувач ГО «Ти потрібен Україні», код за ЄДРПОУ 40112590
Приватбанк (ЄДРПОУ банку 14360570, код банку 305299),
Треба написати «благодійна допомога на статутну діяльність».