При юридичний допомозі та супроводу громадських та благодійних організацій я часто стикаюсь з деякими постійними вже помилками організацій у галузі договірного права.
Спробую систематизувати різні види помилок, якщо це так можна назвати, при укладанні та зберігання договорів у громадських та/або благодійних організаціях, а також громадських спілок.
Відсутність систематизації при зберіганні договорів
Як юрист, я стикалась з різними організаціями, тому бачила різні варіанти ведення та систематизації договорів.
Але якщо є якась система – можна казати, чи вона погана, чи хороша.
А ось, якщо взагалі нема системи та логики при зберіганні договорів, то значить є великий ризик, що під час перевірки Ви просто не знайдете потрібні документи.
Є підходи: по донорам, по проєктам, по рокам. Це підходить для невеликих організацій.
Недоліки такої систематизації?
У папці може бути як договори із ФОП, ТОВ, так і трудові договори, чи ЦПД.
А ці договори мають різний термін зберігання.
На мій погляд, кращим варіантом буде одночасна розбивка по рокам, видам договорів та донорам. Із одночасним веденням електронного реєстру договорів, де вказувати у якій папці знаходиться договір.
Наприклад.
Папка ТД2022 – трудові договори 2022 року. Там якось можна розбити по донорах ці договори. І десь на папці вказати, що це 75 років зберігання. І так по кожному року.
Папка ЦПД2022– цивільно – правові договори та акти до них 2022 року. Там теж у самій папці зробити розбивку по донорах. І знову вказати термін зберігання. Зараз терміни зберігання ЦПД прирівняли до трудових договорів – це 75 років.
Папка МД2022- документи (довідки, доповідні записки, звіти, листи) про співпрацю з міжнародними громадськими організаціями і спілками та участь у міжнародних програмах. Окремо вказуємо, що термін зберігання – 10 років.
Папка Д2022 – більшість інших видів договорів (ФОП, ТОВ) за 2022 рік. Із розбивкою по донорам. Тут вказуємо на папці 3 роки зберігання (із пролонгацією на терміни локдауну та воєнного часу).
Детально по термінам зберігання документів можна знайти у наступних нормативно -правових актах:
Відсутність логічної прив’язки додаткових угод до відповідних договорів
Часто бачу таке, що при укладанні додаткової угоди єдине, що вказує на прив’язку до якогось договору – це лише номер та дата цього договору.
А ось логічної конструкції поєднання цих документів на практиці не виявляється.
Наприклад, умовно такий випадок.
Договір № АААА від 00.00.0000:
Пункт 1.1. Виконавець має виконати захід А,
Пункт 1.2. оплата Х,
Пункт 1.3. дата 30.09.2023.
Додаткова угода № 1 до Договору № АААА від 00.00.0000:
Виконавець має виконати захід В, оплата Z, дата 31.12.2023 (умовно).
При чому додаткова угода не містить жодної вказівки, що пункти 1.1,1.2., 1.3 відповідного Договору змінюються.
Що ми маємо?
Договір № АААА від 00.00.0000 повністю чинний у першій редакції, бо Додаткова угода № 1 НЕ змінювала жодні пункти договору.
У чому є ризики?
Складно спрогнозувати, все залежить від розуму та хитрості контрагента.
Нагадаю голові права: додаткова угода має містити обов’язково посилання, які саме пункти договору змінюються.
Як мало бути у описаному вище випадку?
1 варіант (якщо заходи заміняються):
Додаткова угода:
Пункт 1.1. Договору викласти у наступній редакції: “Виконавець має виконати захід В”
Пункт 1.2. Договору викласти у наступній редакції: “оплата Z”
Пункт 1.3. Договору викласти у наступній редакції: “дата 31.12.2023 ”.
2 варіант (якщо заходи додаються):
Додаткова угода:
Пункт 1.1. Договору викласти у наступній редакції: “Виконавець має виконати захід А та В”
Пункт 1.2. Договору викласти у наступній редакції: “оплата X+Z”
Пункт 1.3. Договору викласти у наступній редакції: “дата виконання заходу А -30.09.2023 та В – 31.12.2023 ”.
У договорах відсутні істотні умови
Зупинимось на цивільних та господарських договорах (трудові то окрема справа).
Істотні умови — це те, що обов’язково має бути у даному виді договору
Стаття 638. Укладення договору Цивільного кодексу України
“Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.”
Стаття 180. Істотні умови господарського договору
“Істотними є умови, визнані такими за законом чи необхідні для договорів даного виду, а також умови, щодо яких на вимогу однієї із сторін повинна бути досягнута згода.
При укладенні господарського договору сторони зобов’язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору.
Умови про предмет у господарському договорі повинні визначати найменування (номенклатуру, асортимент) та кількість продукції (робіт, послуг), а також вимоги до їх якості.”
Ніби все просто: предмет + ціна + строк — точно треба.
Але треба ще зрозуміти, який це вид договору, потім знайти відповідний розділ у Цивільному кодексі України та подивитись ще є істотними умовами для даного виду.
Проблеми виникають через те, що “чисті” види договорів рідко існують «у природі». Частіше це змішані види.
Стаття 628. Зміст договору Цивільного кодексу України
“Сторони мають право укласти договір, в якому містяться елементи різних договорів (змішаний договір). До відносин сторін у змішаному договорі застосовуються у відповідних частинах положення актів цивільного законодавства про договори, елементи яких містяться у змішаному договорі, якщо інше не встановлено договором або не випливає із суті змішаного договору.”
Складно інколи розібратись, який вид договору Ви підписуєте.
Так, часто договір підряду (виконання робіт) змішуються із договором надання послуг. І при цьому це різні глави Цивільного кодексу України, а значить може бути різні вимоги.
Деякі науковці описують різницю так: послуга — те, що споживається у ході її надання, а робота не може бути спожита. (“надати послугу, яка споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності”).
При цьому деякі КВЕДи одночасно передбачають надання послуг і виконання робіт, тому складно зрозуміти, які елементи договорів містить конкретно Ваш договір.
Я раджу відштовхуватись від конкретного «запиту» та вже самим визначати, які умови можуть бути істотними.
Наприклад, інші освітні послуги. Логічно, що істотними умовами даного виду договору мають бути визнані сторонами наступні:
1) кількість (годин освіти/кількість модулів/заходів);
2) програма навчання (які теми/напрямки);
3) форма навчання (онлайн/офлайн);
4) чіткі терміни навчання/графіки, які узгоджуються з замовником.
Колись побачила у договорі “Виконавець самостійно на свій розсуд може змінювати строк надання послуг, графік надання послуг, дати початку та/або закінчення надання послуг без укладання та/або складання жодної додаткової документації. У разі зміни Виконавцем строку надання послуг та/або графіку надання послуг, та/або дати початку, та/або закінчення надання послуг, укладені Договори автоматично пролонгуються на відповідний час/період/строк надання послуг без укладання та/або складання жодної додаткової документації.» Погоджуватись на такий пункт категорично не можна — Ви потім будете бігати за виконавцем, щоб він колись таки провів це навчання.
У договорах відсутні права Вашої сторони
Часто забувають у договорах писати права, вказують лише зобов’язання/обов’язки.
Звичайно, є закріплені на рівні законодавства України права сторін по цивільно-правовим та господарським договорам, але краще таки розписати права у пунктах конкретно Вашого договору.
Тим паче, що договір може містити більше прав, ніж це передбачено нормативно-правовими актами України, якщо це не порушує вимоги законодавства України.
Краще, щоб договір був прописаний саме у Ваших інтересах, а значить там має бути детально розписані права Вашої організації та обов’язки контрагента.
Сюди я віднесла б право та можливість одностороннього розірвання договору.
Намагайтесь максимально широко прописати процедуру розірвання договору, яку можете ініціювати саме Ваша сторона.
Замалий термін на підписанні акту наданих послуг/виконаних робіт
Якщо Ви виконавець, то це Вам вигідно: «Ось тобі замовник 3 календарних дні, якщо Акт не підписав та не надав мені зауваження/претензію/дефектний акт тощо, то значить ти роботи/послуги прийняв».
А якщо Ви замовник, то така умова ставить Вас у незручне положення. Ви тільки у п’ятницю увечері отримали акт, а у понеділок маєте підписати його або дати зауваження по ньому. А у Вас, наприклад, нема світла перевірити якість послуг/робіт.
Ось виконавець ФОП у вівторок вранці пише Вам лист, що Ви маєте оплатити послуги/роботу, бо Ви не надали свої зауваження вчасно або не підписали Акт, а значить Ви прийняли роботу/послуги.
Звичайно, такі умови легко оскаржується у суді, бо така вимога не передбачена чинним законодавством України.
На мій погляд, щоб не з’ясовувати відносини на етапі прийняття послуг/робіт, краще на етапі підписання договору вказати, що Ви, як замовник, маєте право 5-20 днів на перевірку якості наданих послуг/робіт. На мій погляд, це збереже Вам нервову систему.
Висновки та рекомендації
У принципі усі рекомендації я написала у кожному пункті, тому просто систематизую наступним чином.
Договори мають бути написані у Ваших інтересах.
Договори – це про логику. Усе має бути чітко та логічно.
Усі підозрілі пункти у договорах краще обговорювати зразу під час підписання договорів. Треба ставити питання та вимагати відповіді від Ваших контрагентів.
При підписанні договорів краще залучати юриста для вивчення тексту запропонованого Вам договору.
А краще самим розробити свій текст договорів для кожного виду контрагентів.
Якщо контрагент не йде на поступки під час підписання договору та/або договір містить ряд дивних пунктів, краще відмовитись від цього виконавця зразу, бо зараз воєнний час та судитись дуже складно.
Додаткові угоди мають посилатись на пункти договору, які вони змінюють.
Договори необхідно зберігати відповідно їх термінів зберігання відповідно до вимог чинного законодавства України.
Бажано розробити якусь логічну систему зберігання, яка б дозволяла легко знайти відповідний договір.
З повагою,
Автор матеріалу Вірьовкіна Лілія
У разі необхідності індивідуальної консультації, звертайтесь на office@uny.org.ua
Не забувайте підписуватись у наш телеграм канал, там можна коментувати та задавати питання https://t.me/lawyer_for_NGOs
Підтримати проєкт можна на рахунок UA063052990000026008050287340
Отримувач ГО «Ти потрібен Україні», код за ЄДРПОУ 40112590
Приватбанк (ЄДРПОУ банку 14360570, код банку 305299),
Треба написати «благодійна допомога на статутну діяльність».