5 помилок при складані протоколу загальних зборів громадської та/або благодійної організації

 

При складанні протоколу ми часто стикаємось з так званими «дурними» помилками. Давайте їх згадаємо. 

 

Перелік присутніх осіб без права голосу та згода цих осіб 

 

Присутні особи – це не тільки члени/учасники організації, а ще особи без права голосу, які обираються на якусь виборну посаду або яких уповноважують на якійсь дії тощо.

 

Ці особи мають погодитись на ті умови, за що проголосували члени/учасники організації.

 

Бажано, щоб вони бути присутніми на загальних зборах та поставити свій підпис у протоколі (без праву голосу).

 

Якщо такі люди не присутні фізично на цих зборах, де розглядають питання щодо них, то вони мають передати заявку, де надають згоду на відповідні дії (вкл. обіймання посади) та обробку персональних даних, пов’язаних з цим. 

 

Слухали: Іван Івановича, який надав згоду на обрання його на посаду члена Комісії Х та відповідно до цього обробку його персональних даних.

 

Висновок  щодо наявності кворуму

 

Це пара речень, які підтверджують правомочність прийняття рішення відповідно до статуту організації.

 

1) встановили присутніх осіб по паспортам,

2) перерахували,

3) підтвердили, що ці люди таки члени  організації та мають право голосувати,

4) визнали засідання та рішення правомочним,

5) поклали повну відповідальність за цю процедуру на голову/головуючого та секретаря засідання.

 

Текст можна сформулювати власними словами: “Станом на ____ організація налічує _____членів, із яких ________присутні, що складає ___% відповідно до вимог п. ___статуту. Повноваження осіб брати участь в загальних зборах  організації, як членів організації, голосувати, приймати рішення з усіх питань, що внесені до порядку денного загальних зборів, перевірені, підтверджені і визнані належними секретарем та/або головуючим загальних зборів”.

 

Підписання та прошивання статутних документів

 

Часто забувають уповноважити когось на прошивання та підписання протоколу та статуту.

 

Навіть, якщо Ваш статут автоматично передбачає, що саме головуючий та секретар мають прошивати та підписувати протоколи та статути, краще їх уповноважувати на ці дії у протоколі.

 

Схожа проблема – прошивають окремо протокол від реєстру присутніх. Мають бути разом прошито. 

 

Уповноваження на реєстраційні дії 

 

Деякі реєстратори вимагають, щоб навіть при наявності нотаріальної довіреності у протоколі має бути прописаний окремий пункт:

 

“Прийняли рішення про визначення _________________особою, яка має право представляти  ______________________для здійснення реєстраційних дій.”

 

Виключення є, звично, випадки, коли протокол не подається — це подача інформації про відсутність кінцевих бенефіціарних власників та структура власності про відсутність КБВ.

 

Підписи членів/учасників при проведенні онлайн загальних зборів 

 

У більшості статутах прописано, що загальні збори мають право проводитись онлайн за допомогою скайп/зум/меседжерів/телефонів. А при цьому ми часто забуваємо продумати, як провести процедуру підписання протоколу. І ось Ви несете «пустий» протокол без підписів у реєстрі присутніх реєстратору, і Вам відмовляють.

 

Я пропоную у таких випадках раджу підписувати протокол за допомогою електронних ключів у будь якому доступному Вам сервіси, який може «накласти» ЕЦП на багатосторонній документ. 

 

Інший варіант – за відсутню особу підписується інша особа по нотаріальній довіреності (звісно, це дорого). 

 

А ось підписуватись за інших у протоколах (підробляти їх підписи)  – дуже ризиковано, і може тягнути за собою кримінальну відповідальність. 

 

З повагою.

Автор матеріалу Вірьовкіна Лілія.