У деяких громадських та благодійних організацій, громадських спілок кількість членів/учасників налічує до 100 осіб.
Погодьтесь, що зібрати всіх членів/учасників у одному приміщенні в один день та час для проведення засідання колегіального органу практично нереально.
Хоча, навіть, якщо кількість членів/учасників усього 3 особи, все одно проведення офлайн засідань колегіальних органів не завжди є можливим та доцільним у цей непростий для всіх воєнний стан: люди роз’їхались по різним куточкам України та закордон, дехто живе практично весь час «в укритті», хтось працює «у полях» під обстрілами, хтось в лікарні, а хтось на фронті воює.
Тому проведення онлайн формату засідань колегіальних органів – це ледве не єдиний реальний спосіб вийти із ситуації.
Є і інші способи, наприклад, проведення заочного голосування чи прийняття рішення шляхом опитування, але це вже «вища математика», тому про це поговоримо в інший раз.
А зараз про ніби то просту та звичну для нас ситуацію – про проведення та оформлення онлайн засідання загальних зборів неприбуткової організації.
Хоча, не забувайте про ефект Даннінга — Крюґера, в житті простим здається лише те, про що ми взагалі нічого не знаємо.
Інші цікаві статті про те, як проводити та оформляти рішення колегіальних органів:
5 помилок при складанні протоколу загальних зборів громадської та/або благодійної організації
Реєстрація неприбуткової організації. Необ’єктивні відмови реєстраторів
Особливості реєстрації неприбуткових організацій. Протокол чи рішення
Проведення загальних зборів онлайн своїми словами
На жаль чи на щастя, спеціальне законодавство України у галузі діяльності громадських об’єднань та/або благодійних організацій не закріплює вимоги щодо проведення загальних зборів.
Наприклад, Закон України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» від 5 липня 2012 року
№ 5073-VI (надалі ЗУ № 5073) посилається на статут благодійної організації:
Стаття 20 ЗУ № 5073. Загальні збори учасників благодійних товариств та благодійних фондів
«3. Порядок прийняття рішень загальними зборами учасників, їх скликання та проведення, а також інші питання щодо здійснення загальними зборами учасників своїх повноважень як вищого органу управління благодійних товариств та благодійних фондів визначаються їх статутами.»
У силу того, що громадське об’єднання прирівняне до непідприємницького товариства, щоб розібратись у процедурі загальних зборів, треба звертатись до законодавства України, що регулює діяльність товариств.
У даному випадку, благодійні організації також по аналогії закону підпадають під регулювання даного законодавства України в частині проведення та оформлення засідань колегіальних органів.
Стаття 1 ЗУ № 4572 Поняття громадського об’єднання
«5. …Громадське об’єднання зі статусом юридичної особи є непідприємницьким товариством, основною метою якого не є одержання прибутку.»
Тому відкриваємо Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 6 лютого 2018 року № 2275-VIII (надалі ЗУ № 2275).
Стаття 33 ЗУ № 2275. Проведення загальних зборів учасників
«3. Загальні збори учасників передбачають спільну присутність учасників товариства в одному місці для обговорення питань порядку денного або можуть проводитися у режимі відеоконференції, що дозволяє бачити та чути всіх учасників загальних зборів учасників одночасно, чи із застосовуванням інших засобів електронної ідентифікації.»
Як бачимо, процедура проведення онлайн засідань колегіальних органів закріплена лише у ст. 33 ЗУ № 2275, а в інших нормативно – правових актах України взагалі практично нічого не сказано про цю процедуру.
Звертаю Вашу увагу, що наразі у більшості випадків при реєстрації нової громадської чи благодійної організації, громадської спілки, та/або проведення змін статуту діючої організації/спілки, реєстратор Вас ПОПРОСИТЬ вписати пункт щодо можливості проведення онлайн засідання. Хоча відмов на підставі відсутності тільки такого пункту я ще не бачила (лише як зауваження серед інших недоліків).
Систематизуємо по окремих питаннях:
1) У протоколі посилаємось на вимоги нормативно правового акту та пункти статуту, які дозволяють проводити таку зустріч у форматі відеоконференції.
Примітка: Нічого страшного немає у тому, що в статуті відсутні такі пункти, можете посилатися тільки на статтю 33 ЗУ 2275. Якщо реєстратор відмовляє, не забувайте нам направити цю відмову реєстратора в проведенні реєстраційних дій, нам дуже цікаво, як реєстратор «переступить» вимоги закону в своїх висновках. Спробуємо йому нагадати про верховенство права.
Також у протоколі обов’язково вказується назва системи/програми, із застосуванням якої проводилась онлайн зустріч.
Стаття 33 ЗУ № 2275. Проведення загальних зборів учасників
«3. Загальні збори учасників передбачають спільну присутність учасників товариства в одному місці для обговорення питань порядку денного або можуть проводитися у режимі відеоконференції, що дозволяє бачити та чути всіх учасників загальних зборів учасників одночасно, чи із застосовуванням інших засобів електронної ідентифікації.»
2) Навіть якщо засідання проводиться онлайн, все одно треба вказувати адресу в протоколі «за місцезнаходженням» організації/спілки. Дату та час у протоколі вказується відповідно до цього місцезнаходження організації.
Це ніби Ви в Вашому офісі встановили комп’ютер із зумом/скайпом тощо.
При чому не треба вказувати окремо десь по тексту протоколу, що час та дата проведення засідання для когось із членів/учасників, які перебувають в інших країнах, відмінні від основної дати та часу. Ця зайва деталізація не потрібна.
Винятки: у Вас в статуті вказано інші умови та/або Ви проводите засідання за межами України за одностайною письмовою згодою усіх членів/учасників Вашої організації/спілки.
Якщо Ви проводили засідання за межами України, то вказується той день та час, які відповідають адресі проведення засідання.
Стаття 33 ЗУ № 2275. Проведення загальних зборів учасників
«7. Загальні збори учасників проводяться за місцезнаходженням товариства, якщо інше не встановлено статутом товариства. Проведення загальних зборів за межами території України допускається лише за одностайною письмовою згодою всіх учасників товариства.»
3) Проводити засідання краще у тій із системі/програмі, яка дозволяє Вам скачати текст переписки, щоб прикріпити до протоколу, а за можливості і відео самого засідання.
Це дозволить зафіксувати голоси поіменно, особливо тих, хто був проти запропонованого рішення на засіданні.
Як бачите, законодавець закріплює вимогу щодо відкритого голосування, тому має бути чітко видно, хто за що голосував, особливо ті голоси, які були «проти». Бажано навіть у протоколі фіксувати репліки тих осіб, які були проти, бо часто саме ці особи звертаються в суд з метою оскарження прийнятого рішення.
Стаття 34 ЗУ № 2275. Прийняття рішень загальними зборами учасників з питань порядку денного
«1. Рішення загальних зборів учасників приймаються відкритим голосуванням, якщо інше не передбачено статутом товариства.»
Тобто можна оформити таким чином:
Протокол № ___ від ________________
Адреса проведення засідання – /місцезнаходження організації/
Дата та час – – /дата та час за місцезнаходженням організації/
Програма, яка використовується для відеоконференції та переписки – /назва/, запис ведеться на _________
Члени/учасники організації присутні на відеоконференції:
Іванова І.І. (можна в лапках вказати, що він знаходить, наприклад, у США)
Смирнова М.І (можна написати, що фізично знаходиться за місцезнаходженням організації, в офісі) тощо.
Підписання протоколу загальних зборів організації, що проводились онлайн
Виходить нічого немає складного у оформленні протоколу загальних зборів, що проводились онлайн?
На жаль, є складнощі. І виникають вони саме на етапі підписання такого протоколу.
Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15 травня 2003 року № 755-IV (надалі ЗУ № 755) теж звертає увагу на підписи:
Стаття 15 ЗУ № 755 Вимоги до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації
«6) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству.
Рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами), якщо інше не передбачено законом. Рішення уповноваженого органу управління юридичної особи (крім акціонерних товариств, громадських формувань та об’єднань співвласників багатоквартирного будинку) щодо зміни керівника юридичної особи у випадках, коли для прийняття такого рішення достатньо голосів не більше 10 осіб, підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами, які голосували за таке рішення та кількості голосів яких достатньо для прийняття рішення, якщо інше не передбачено статутом юридичної особи.».
Стаття 33 ЗУ № 2275. Проведення загальних зборів учасників
«4. На загальних зборах учасників ведеться протокол, у якому фіксуються перебіг загальних зборів учасників та прийняті рішення. Протокол підписує голова загальних зборів учасників або інша уповноважена зборами особа з числа учасників товариства або їх представників, якщо інше не передбачено статутом товариства. Протокол, що містить відомості про рішення про зміну керівника товариства, у разі якщо для прийняття такого рішення достатньо голосів не більше 10 осіб, підписується учасниками (їх представниками), які голосували за таке рішення та кількості голосів яких достатньо для прийняття рішення, якщо інше не передбачено статутом товариства. Кожен учасник товариства, який взяв участь у загальних зборах учасників, може підписати протокол.»
Ось саме у підписах і «зарита собака».
Давайте розбиратись.
Як бачимо, усі вищевказані акти кажуть, що протокол має бути підписаний як мінімум головою/головуючим цих загальних зборів + секретарем.
І цьому випадку ЗУ № 2275 не згадує про секретаря, але краще не ризикувати.
Тобто на самому протоколі та на кожному додатку має бути внизу:
Голова/головуючий _____________/___________________/
Секретар ____________________/____________________/
Із цієї причини краще цих людей обирати із тих, хто фізично знаходиться за місцезнаходженням організації та/або хоча в Україні, щоб можна було фізично ці документи підписати.
Якщо ж усі люди за кордоном та/або далеко один від одного знаходяться та/або Ви не маєте можливості надіслати поштою документи на підпис, то можна підписати документи за допомогою Електронного цифрового підпису (ЕПЦ).
Тоді у протоколі вказується, що підписання відбувається за допомогою ЕПЦ у програмі ________ відповідно до таких то норм діючого законодавства України та за наявності відповідних пунктів статуту Вашої організації.
Можна скористатись, наприклад, системою Вчасно (зробимо їм рекламу):
«Завантажити документ» – «Тип документів» обираємо – «Протокол» – «Сторони підписання» – «Внутрішні документи» – «Вказати співробітників, які мають підписати документ» – обираємо «Паралельне підписання» – пишемо Емейл цього члена/учасника.
Коли спробуєте, відпишитесь, чи є проблеми із цією процедурою, цікаво.
Звісно, є інші програми.
Ніби питань немає, все просто?
Тут ще один момент треба пам’ятати, що хоча вищевказані нормативно – правові акти України кажуть тільки про 2 підписи – головуючого/голови та секретаря, але все таки краще готувати зразу реєстр присутніх на загальних зборах, де має кожен підписатись із тих, хто був на відеозв’язку.
Закон України «Про громадські об’єднання» від 22 березня 2012 року № 4572-VI (ЗУ № 4572) каже нам наступне щодо утворення громадського об’єднання, але ці вимоги застосовуються і при будь яких реєстраційних діях:
Стаття 9 ЗУ № 4572 Утворення та реєстрація громадського об’єднання
«3. Юридична особа приватного права бере участь в утворенні громадської спілки через свого керівника або іншого уповноваженого представника, який діє на підставі довіреності на вчинення дій щодо утворення громадської спілки…
7. Протокол установчих зборів підписується головуючим та секретарем зборів…
11. Невід’ємною частиною протоколу установчих зборів громадського об’єднання є реєстр осіб, які брали участь в установчих зборах, в якому обов’язково зазначаються відомості:
1) щодо фізичних осіб – прізвище, ім’я та по батькові особи, дата народження, а для іноземців та осіб без громадянства також дані національного паспорта або документа, що його замінює. Дані про особу засвідчуються її особистим підписом;
2) щодо юридичних осіб – повне найменування, ідентифікаційний код, юридична адреса, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка уповноважена брати участь в установчих зборах. Ці дані засвідчуються підписом особи, уповноваженої брати участь в установчих зборах.»
Також цей додаток до Протоколу можна підписати через ЕПЦ у системі/програмі, такій як Вчасно.
Щоб не заплутатись із підписами, краще окремо у систему/програму загрузити протокол від реєстру присутніх. У протоколі підписів лише двоє, а в реєстрі буде відповідно до кількості членів/учасників, присутніх на загальних зборах.
Ніби розібрались?
Чи треба нотаріальне завірення підписів на протоколі?
На щастя такої вимоги НЕМАЄ.
Так, для товариств із обмеженою відповідальністю є обов’язковою умовою нотаріальне завірення підписів учасників у протоколах загальних зборів. Тому часто такі рішення підписуються не в офісах ТОВок, а в кабінеті нотаріуса.
Стаття 15 ЗУ № 755 Вимоги до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації
«6) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству.
Справжність підписів на рішенні уповноваженого органу управління юридичної особи нотаріально засвідчується з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів, крім рішень, створених на порталі електронних сервісів або з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг та підписаних з використанням кваліфікованого електронного підпису, а також інших випадків, передбачених законом.
Дія абзацу другого цього пункту в частині нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюється на державну реєстрацію змін до відомостей про державний орган, орган місцевого самоврядування, громадське об’єднання чи благодійну організацію, що містяться в Єдиному державному реєстрі, а також на державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що вносяться на підставі розпорядчого акта державного органу, органу місцевого самоврядування.
Справжність підписів на рішенні, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про громадське об’єднання чи благодійну організацію, що містяться в Єдиному державному реєстрі, нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання чи благодійної організації».
Тобто, якщо Ви по дурості не взяли за основу статут ТОВ, коли писали свій власний статут громадської чи благодійної організації, громадської спілки, або не скопіювали десь абзац про «нотаріальне завірення підписів» у свій статут, то і вимоги такої немає.
Чи можна підписати за іншу особу?
Ви можете підписати за іншу особу, якщо ця особа (фізична та/або юридична особа) видала Вам нотаріальну довіреність на відповідну дію.
У такому випадку Ви пишете Ваше ПІБ, ваші персональні дані, вказуєте, що Ви є представником такої то особи відповідно до такої довіреності. Копія довіреності додається до протоколу.
Звертаю увагу: довіреність має бути лише нотаріальна.
Звичайно, якщо Ви хочете просто підробити підпис іншої особи, то маєте пам’ятати про кримінальну відповідальність за такі дії.
Самі державні реєстратори не мають зразків підписів фізичних осіб та/або керівників юридичних осіб, тому, звісно, «на око» не зможуть виявити підробку.
АЛЕ (!!!) якщо ця особа, підпис якої був підроблений, звернеться до правоохоронних органів та/або до суду, то зможе вимагати зупинення дії рішення/скасування рішення, яке було прийняте на підставі підроблення їх підпису в протоколі. І відповідно застосування кримінальної відповідальності щодо Вас за підробку підпису.
Тому, коли до Вас звертаються із проханням «ну підпиши, ну що тобі це коштує», пам’ятайте про справжню ціну – Ваше життя та Вашу долю. А також те, що неадекватних людей та/або шахраїв багато. Сьогодні людина скаже «підпиши за мене», а завтра почне Вас шантажувати цим.
Ну, тепер ніби і розібрались із темою.
Висновки та рекомендації
За цих воєнних умов, велика кількість членів/учасників в складі Вашої організації стає недоцільною. Кількістю Ви вже нікого не здивуєте, а проблем із збиранням підписів буде багато.
Колись я збільшила кількість членів ГО «Ти потрібен Україні» до 29 осіб. Думала, що це активізує команду. Виявилось, навпаки це заблокувало роботу команди.
Усе вирішує більшість. Вищий керівний орган – Загальні збори.
Виходить, якщо більшість Вашої організації не вийде на зв’язок, не хоче підписувати важливі для Вас рішення, то це буде погіршувати якість та швидкість Вашої роботи.
Зараз я прийшла до висновку, що оптимальна кількість членів/учасників – до 5 осіб.
І щоб усі були на постійному зв’язку із керівником організації. Якщо не фізично, то хоча б на рівні відео зв’язку.
Якщо є командна робота, то виконати всі моменти по підготовці та підписанню протоколу онлайн загальних зборів буде не складно.
Якщо у цій статті Ви не знайшли відповіді на Ваші питання, то пишіть нам, що саме у цій темі для Вас є складним.
З повагою, автор статті
Вірьовкіна Лілія
У разі необхідності індивідуальної консультації, звертайтесь office@uny.org.ua lilya.veryovkina@gmail.com Відстоювати інтереси та права в суді чи у адміністративному порядку – це наше право.
Не забувайте підписатись на наш телеграм канал, там можна коментувати та задавати питання https://t.me/lawyer_for_NGOs
Підтримати проєкт можна на рахунок UA063052990000026008050287340
Отримувач ГО «Ти потрібен Україні», код за ЄДРПОУ 40112590
Приватбанк (ЄДРПОУ банку 14360570, код банку 305299),
Треба написати «благодійна допомога на статутну діяльність».