Вже звична наразі ситуація – загубити статутні/установчі документи громадської або благодійної організації при евакуації та переїздах, при руйнуванні приміщень від обстрілів та інших обставинах війни.
Давайте розбиратись разом, як діяти у ситуації, коли Ваша організація по якійсь причині загубила свої статутні/установчі документи.
Що таке статутні/установчі документи
Законодавець відносить до статутних/установчих документів лише статут Вашої організації.
Стаття 1 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15 травня 2003 року № 755-IV (надалі ЗУ № 755).
«установчий документ юридичної особи – установчий акт, статут, програма політичної партії, модельний статут, засновницький договір, одноособова заява (меморандум), положення тощо».
Особисто я включаю у пакет «статутних/установчих документів» ще декілька документів, без яких діяльність Вашої організації буде майже заблокована. Ці документи будуть від Вас витребувати державні органи, банки, донори та інші контрагенти.
- статут,
- протоколи установчих зборів та інших загальних зборів, на яких вирішувались важливі питання організації, в першу чергу внесення змін до статуту та керівних органів,
- виписка/витяг з ЄДР,
- довідка про статус неприбутковості з податкової,
- описи, які Вам надавали при реєстраційних діях.
Оригінал статуту
Не все то статут, де написано «статут». А де ж знаходиться оригінал статуту Вашої організації?
Оригінал статуту — це:
1) Статут, на якому зверху на першому аркуші є печатка «затверджено» юстиції чи реєстратора.
Десь так 10 років назад, при реєстрації неприбуткової організації необхідно було подати в юстицію або реєстратору 2 екземпляра статуту. Один із печаткою державного органу віддавали організації, а інший залишався у справі.
2) Статут на сайті ЄДР.
При реєстраційних діях Вам мали надати Опис. На цьому документі зверху справа є великий номер – код адміністративних дій. Ви маєте можливість внести цей номер за посиланням https://usr.minjust.gov.ua/content/get-documents та скачати статут Вашої організації. За бажанням прошити, і поставити відмітку «копія вірна» чи «згідно оригіналу». Це буде копія статуту Вашої організації. На жаль, зараз реєстри та сайти закриті, тому я не можу гарантувати, що Ви зможете відкрити посилання. Сьогодні, коли я пишу статтю 22.01.2023, за посиланням я бачу «ДОСТУП ОБМЕЖЕНО».
Усі інші статути Вашої організації – є копіями. Навіть, якщо на ній печатка самої неприбуткової організації.Це пояснюється тим, що якась нечесна організація може внести зміни до свого статуту, їх редакція буде не відповідати тому тексту, що міститься в справі державного органу та/або ЄДР.
Опис – дуже важливий документ
Частина 4 стаття 14 «Подання документів для державної реєстрації» ЗУ № 755: “Документи в паперовій формі приймаються за описом, примірник якого в день їх надходження видається заявнику з відміткою про дату їх отримання та кодом доступу в той спосіб, відповідно до якого були подані документи.”
Частина 2 Статті 25 «Порядок проведення державної реєстрації та інших реєстраційних дій» ЗУ № 755: “Порядок проведення державної реєстрації та інших реєстраційних дій на підставі документів, що подаються заявником для державної реєстрації, включає: 2) прийом документів за описом – у разі подання документів у паперовій формі”
Коли Ви надаєте документи на здійснення будь яких реєстраційних дій щодо Вашої організації, то у спеціалістів реєстраційних органів при первинному огляді можуть виникнути зауваження чи пропозиції. Спеціалісти можуть Вам їх озвучити та запропонувати виправити недоліки.
Ви маєте право забрати документи та піти, сприйнявши відвідання даного органу просто як усну консультацію.
У той же час, за наявності Вашого бажання все таки подати документи ніхто із реєстраційних органів не має право відмовити Вам у прийнятті. При реєстрації у системі Вам обов’язково мають видати опис — як доказ реєстрація у системі Ваших документів та підтвердження прийняття документів.
Якщо документи не зареєстровані у день прийняття та Вам не видали опис, то Вам у подальшому буде дуже складно доказати, що таки подавали ці документи. Жодна посадова особа не має право брати будь які документи від Вас та зберігати у себе в столі без реєстрації в системі та видачі опису.
Якщо на час подачі документів нема світла, то Ви маєте почекати, щоб отримати опис на руки.
Якщо спеціаліст каже, що не дасть Вам опис по будь якій причині, то він порушує вимоги чинного законодавства України. І необхідно дзвонити на гарячу урядову лінію 1545.
Після цього спеціаліст, який приймав документи у Вас, має передати їх реєстратору або самостійно за наявності повноважень провести реєстраційні дії. Під час цього спеціаліст реєструє потрібні дії або надає Вам письмову відмову.
Отримавши опис, Ви маєте зберігати його разом із іншими статутними документами. Цей документ Вам потрібно надавати у податкову при отриманні статусу неприбутковості, в банк при анкетуванні, а також на запити донорів та контрагентів.
Як та де взяти дублікати документів
ОПИС
Якщо Ви втратили опис, Ви маєте право звернутись із запитом про отримання публічної інформації та/або зверненням у довільній формі в юстицію та/або в ЦНАП, до реєстратора про отримання дублікату опису та/або інформації про код адміністративних послуг.
Слід зазначити, що питання отримання дубліката опису ще досі процедурно не врегульовано, тому часто реєстраційні органи не видають дублікати опису, а письмову відповідь, у якій міститься «код адміністративних послуг». Для Вас така відповідь підходить, бо містить потрібну Вам інформацію.
СТАТУТ.
ПРОТОКОЛ УСТАНОВЧИХ ЗБОРІВ.
ПРОТОКОЛИ ЗАГАЛЬНИХ ЗБОРІВ
Треба заповнити та подати в юстицію/ЦНАП/реєстратору:
Там Ви вказуєте у пункті «ІІІ. Документи, копії яких запитуються заявником», дублікати яких документів, Ви хочете отримати. Звісно, йде мова про ті документи, які є у Вашій справі.
Знаходиться цей запит за посиланням, знизу останній документ
ВИПИСКА/ВИТЯГ З ЄДР
Треба заповнити та подати в юстицію/ЦНАП/реєстратору:
Знаходиться цей запит за посиланням, знизу останні документи.
ДОВІДКА ПРО СТАТУС НЕПРИБУТКОВОСТІ
Необхідно звернутись до Вашої місцевого управління/органу податкової із запитом про отримання публічної інформації та/або зверненням у довільній формі про отримання дублікату довідки про статус неприбутковості та/або інформації з неї.
Вас цікавить інформація – номер та дата рішення, за яким Вам надано статус неприбутковості.
Також цю інформацію можна знайти у своєму кабінеті Дії та/або Електронному кабінеті платника податків, а також на сайті Юконтрол.
На жаль, деякі донори витребують не просто інформацію, яку Ви можете взяти з Дії, Електронного кабінету або інших відкритих ресурсів, а сама документ з печаткою податкової, тому раджу таки звернутись до податкової.
Ціна питання
Податкова має видавати Вам копії із справи безкоштовно.
А ось щоб взяти дублікат від реєстраційних органів, необхідно сплатити державне мито.
Стаття 36 ЗУ № 755. Плата у сфері державної реєстрації
«4. За надання відомостей з Єдиного державного реєстру справляється плата в такому розмірі:
0,05 прожиткового мінімуму для працездатних осіб – за надання виписки для проставлення апостилю та витягу в паперовій формі;
0,07 прожиткового мінімуму для працездатних осіб – за надання документа в паперовій формі, що міститься в реєстраційній справі;
75 відсотків плати, встановленої цією частиною за надання відповідного документа в паперовій формі – за надання витягу в електронній формі та документа в електронній формі, що міститься в реєстраційній справі.
- Адміністративний збір та плата за надання відомостей з Єдиного державного реєстру справляються у відповідному розмірі від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленому законом на 1 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проведення реєстраційної дії або запит про надання відомостей з Єдиного державного реєстру, та округлюються до найближчих 10 гривень.»
Висновки та рекомендації
Перша порада від мене – не панікуйте.
Друге порада – зрозумійте, який орган може містити оригінал цього документа та зверніться до нього за видачею дубліката.
Третя порада – якщо у справі Вашої організації, що зберігається у державному органі, відсутній необхідний Вам документ (може Вас цікавить конкретний протокол загальних зборів), то Ви маєте право самостійно відновити цей документ та завірити власною печаткою, як дублікат втраченого документа.
З повагою.
Автор матеріалу Вірьовкіна Лілія.
У разі необхідності індивідуальної консультації, звертайтесь на office@uny.org.ua
Не забувайте підписуватись у наш телеграм канал, там можна коментувати та задавати питання https://t.me/lawyer_for_NGOs
Підтримати проєкт можна на рахунок UA063052990000026008050287340
Отримувач ГО «Ти потрібен Україні», код за ЄДРПОУ 40112590
Приватбанк (ЄДРПОУ банку 14360570, код банку 305299),
Треба написати «благодійна допомога на статутну діяльність».